A Microsoft garante a disponibilidade do serviço M365 — não a integridade dos seus dados. Exclusão acidental, ransomware via sincronização, saída de funcionários e erros de administrador estão fora da responsabilidade deles. Backup é sua responsabilidade.
O equívoco mais caro sobre o Microsoft 365
Imagine que um colaborador da sua empresa — alguém da área de projetos — é demitido. No dia seguinte, o gestor percebe que toda a pasta compartilhada do SharePoint com os documentos do projeto dos últimos dois anos está apagada. O ex-funcionário havia apagado tudo antes de sair.
O gestor aciona o suporte Microsoft. A resposta é: a lixeira de SharePoint retém por 93 dias itens excluídos pelo usuário. Problema resolvido? Quase. Mas o ex-funcionário também tinha esvaziado a lixeira. E a lixeira de segundo estágio já estava com 30 dias de itens antigos acumulados, empurrando para fora justamente os arquivos mais recentes.
Resultado: perda parcial de dados. Não porque o M365 falhou. Porque o M365 fez exatamente o que promete: manter os dados disponíveis enquanto o serviço funciona. O que acontece com os dados dentro do serviço é responsabilidade do cliente.
Esse cenário acontece todos os dias em empresas de todos os tamanhos. E ele expõe o equívoco mais caro sobre o Microsoft 365: confundir disponibilidade do serviço com proteção de dados.
O que a Microsoft realmente garante — e o que não garante
O contrato de serviço da Microsoft (SLA) garante 99,9% de uptime do M365. Isso significa que os servidores da Microsoft estarão no ar, que você conseguirá acessar o Outlook, o Teams, o SharePoint. É uma garantia de infraestrutura, não de dados.
O que a Microsoft oferece como proteção de dados, por padrão:
A lixeira de Exchange retém e-mails deletados por 14 dias para o usuário e até 30 dias adicionais na pasta de recuperação. Depois disso, o dado some.
O SharePoint e o OneDrive mantêm uma lixeira com dois estágios: o primeiro retém por 93 dias, o segundo por mais 93 dias — mas o espaço total da lixeira é limitado, e itens antigos são removidos automaticamente quando o limite é atingido.
O histórico de versões de documentos existe, mas o número de versões retidas depende da configuração e do espaço disponível.
O que não está coberto por nada disso:
- Exclusão permanente feita pelo próprio usuário ou administrador
- Ransomware que criptografa arquivos dentro do OneDrive e sincroniza as versões criptografadas para a nuvem — a Microsoft salva as versões, mas todas são versões criptografadas
- Saída de funcionário com exclusão intencional de dados antes da revogação de acesso
- Erro de administrador que exclui um grupo do Teams com todo o histórico de conversas e arquivos
- Migração mal feita que sobrescreve dados existentes
O que o ransomware faz ao seu M365
Na prática, o vetor mais preocupante hoje é o ransomware que atua via sincronização do OneDrive. Funciona assim: o malware infecta o notebook do usuário, criptografa os arquivos locais — incluindo a pasta sincronizada com o OneDrive. O cliente de sincronização do OneDrive fiel ao seu papel faz exatamente o que deve: sobe as versões novas (criptografadas) para a nuvem.
O histórico de versões do OneDrive pode salvar aqui, mas com dois grandes “mas”. Primeiro: o histórico precisa estar habilitado e com retenção suficiente. Segundo: a recuperação versão a versão de milhares de arquivos é um processo manual, demorado e sujeito a erros. Em um ambiente com centenas de usuários e dezenas de terabytes, isso não é operacional.
Uma solução de backup dedicada para M365 captura snapshots completos de Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams em intervalos definidos, armazena em local separado com imutabilidade, e permite restore granular — um e-mail específico, uma pasta de SharePoint, um canal de Teams — com poucos cliques.
Como escolher uma solução de backup para M365
O problema real aqui é que nem toda solução que se autointitula “backup M365” oferece proteção real. Alguns pontos para avaliar:
Cobertura completa. A solução precisa cobrir Exchange Online (e-mails, calendários, contatos, tarefas), SharePoint Online (sites, listas, documentos), OneDrive for Business e Teams (conversas, arquivos, canais). Soluções que cobrem só e-mail deixam lacunas críticas.
Imutabilidade. Os backups do M365 precisam estar em repositório que não pode ser modificado ou apagado, nem pelo administrador da solução. Sem isso, um atacante com credenciais comprometidas pode apagar os backups.
Localização dos dados no Brasil. Se sua empresa processa dados pessoais de brasileiros — e praticamente toda empresa processa — a LGPD impõe atenção especial ao local de armazenamento. Soluções que armazenam os backups fora do Brasil adicionam complexidade de compliance. A Adentro armazena backups M365 em datacenters Tier III em Osasco/SP, Vinhedo/SP e Porto Alegre/RS, com faturamento em Real.
RPO e granularidade. Com que frequência o backup roda? A cada hora? A cada 4 horas? E qual o nível de granularidade de restore: é possível restaurar um único e-mail de uma caixa postal específica sem restaurar a caixa inteira?
Retenção configurável. Diferentes dados têm diferentes requisitos legais de retenção. E-mails de comunicação comercial podem precisar de 5 anos; contratos, indefinidamente. A solução precisa permitir políticas de retenção diferenciadas.
A Adentro oferece Backup M365 com dados armazenados no Brasil, retenção configurável e suporte em português 24/7. Solicite uma demonstração.