No mundo do empreendedorismo, líderes que reconhecem a necessidade de inovação e da imagem da sua marca, percebem que quanto mais ligados às tendências digitais, mais fácil o caminho para o sucesso.
Atualmente, com a ascensão da transformação digital a demanda por acessibilidade que combina com estratégias mais robustas de gestão está cada vez maior.
A partir do momento em que empresas dão prioridade para soluções digitais e automatizadas, os resultados da operação começam a escalar.
Organizar e gerenciar internamente sua empresa faz parte de um processo estratégico de inovação. O grande diferencial está na maneira como cada cultura possui visão generalizada de tudo o que está acontecendo em suas operações, e com isso, estabelece o que funciona melhor internamente.
É importante pensar que a digitalização dos processos estratégicos passou a se tornar o norte para muitas empresas que encontraram o caminho para a evolução, e utilizaram desta fonte de inovação para “descomplicar” a operação interna e otimizar ainda mais o trabalho da sua equipe.
Mas para a digitalização tomar seu espaço no mercado, é necessário que líderes façam suas escolhas com cuidado.
Com isso, é também importante dar atenção a quais serão os novos processos a seguir em relação à organização interna da sua força de trabalho.
Reconhecer a melhor estratégia para aprender a identificar se estes novos métodos estão de acordo com a realidade da empresa – além de, é claro, testar sua funcionalidade para a operação.
Para isso, a organização interna se torna versátil e indispensável para aqueles que querem mostrar resultados externamente, além de exprimir boa impressão tanto ao cliente final, quanto ao público que pode se tornar cliente.
Um elemento básico primordial para que uma empresa possa manter sua força tarefa performando de maneira organizada é o uso do e-mail corporativo.
Neste blog falaremos sobre os benefícios do e-mail empresarial e como ele auxilia uma empresa a oferecer uma relação de confiança em relação ao consumidor.
Qual a importância de um e-mail corporativo?
Ao iniciar um negócio, muito se pensa na estratégia, no nome da empresa, no produto, no capital, etc. A preparação é bastante longa, mas um ponto de atenção é justamente o e-mail corporativo como parte importante da organização e comunicação para a operação da empresa.
Isso porque ao utilizar o e-mail pessoal para se comunicar com clientes e fornecedores, pode surtir um efeito contrário ao do profissionalismo, tirando a credibilidade não apenas do seu perfil quanto profissional, mas também da empresa em si. Ao ser apoiado pelo domínio da empresa, ou seja, aquele endereço de e-mail que traz o nome do lugar que você trabalha (exemplo, “@empresa.com.br”), fica mais garantido que haverá credibilidade às informações e a segurança que a sua companhia quer oferecer.
Independente do tamanho da empresa, é fundamental poder oferecer um endereço de e-mail que carregue o nome da companhia. Justamente por conta da questão de credibilidade diante de clientes e fornecedores, além de permitir também a inserção de assinatura profissional.
Além da credibilidade, um e-mail corporativo é primordial para a segurança do seu negócio, permitindo que gestores e líderes possam acompanhar os dados que entram e saem da empresa. Muitas soluções do mercado contam com sistemas de backups diários para proteger os dados, um bom exemplo é o gerenciamento em cloud, ou seja, gerenciamento em nuvem, que auxilia no aumento da capacidade de armazenamento.
Outro ponto de segurança, é que o e-mail empresarial oferece a possibilidade de utilizar criptografia, o que dificulta acesso às informações por parte de usuários mal intencionados, e que também permite o bloqueio de spam ou conteúdos suspeitos que podem infectar máquinas e sistemas da empresa com vírus.
Dentre os cuidados, a empresa precisa se atentar para o uso do e-mail sendo estritamente para atividades profissionais. Afinal, esta é mais uma das ferramentas de trabalho providas para a força tarefa.
Para manter a segurança tanto da empresa, quanto dos colaboradores, a dica é criar um regulamento interno, com intenção de estabelecer termos de usabilidades. Assim, será mais transparente para que funcionários fiquem cientes da prática.
5 benefícios que o E-mail Corporativo trará para seu negócio
Ficou claro que o e-mail corporativo é um fator importante para a organização da empresa.
Organizar e gerenciar internamente os processos é parte do crescimento. Reconhecer a aquisição de um e-mail empresarial como parte da estratégia corporativa, é uma forma de pontos de inovação que devem ser aprimorados para o futuro do seu negócio – além de, é claro, testar sua funcionalidade para a operação.
Agora é hora de entender alguns dos benefícios que o e-mail corporativo pode trazer ao negócios:
- Suporte Facilitado
Quando escolhemos um provedor de e-mail empresarial, estamos dando devida importância para comunicações internas e externas da companhia. De tal forma, não existe dependência por servidores que podem oferecer falhas, ou desestabilização em algum momento.
- Confiança do Consumidor
Como qualquer pessoa com acesso a internet possui a qualidade de criar uma conta de e-mail para uso pessoal, é importante se destacar entre a multidão de domínios iguais, sendo assim identificado como um contato de confiança.
Atualmente, diversos golpes acontecem através de e-mails, sms e outras formas de contato, por isso é de suma importância fazer o máximo possível para conquistar a confiança da pessoa com quem você está conversando, e assim, poder mantê-la confortável com as informações que vocês estão trocando.
- Destaque para sua marca
Quando utilizamos domínios populares, tais quais “Gmail”, “Yahoo”, “Hotmail”, “Outlook”, por aí vai, a promoção acaba sendo para outras empresas, e não para a sua marca.
Mesmo que você utilize o nome da sua empresa antes de um domínio como Gmail, ainda é um e-mail que estará vinculado à identidade de outra empresa. Isso nunca é bom para a identidade da sua marca, afinal, um e-mail personalizado exprime e reforça uma individualidade.
Com isso, é possível atrair mais a atenção de leitores e fará com que a sua empresa seja lembrada.
- Melhores Resultados
Caso uma das estratégias do seu time seja o uso de campanhas de e-mail marketing que não estejam alcançando os resultados desejados, pode ser que um dos problemas seja o endereço utilizado.
Através do e-mail marketing é possível iniciar diversos modelos de contatos para a sua empresa, especialmente aquisição de leads que podem se converter a clientes. Por isso é necessário transmitir todo profissionalismo possível para que haja mais possibilidade do e-mail enviado ser aberto.
Ao utilizar um domínio de uso comum, tais quais “Gmail”, “Outlook”, etc, usuários podem excluir seus e-mails ou direcioná-los diretamente para a pasta de spam, sem se dar conta de que se trata de uma empresa entrando em contato.
Isto é, caso não sejam direcionados para o lixo eletrônico ou a pasta de spam automaticamente por medida de segurança.
- Organização
O maior benefício que um e-mail empresarial pode oferecer, não apenas para a empresa, mas também para os colaboradores que compõem sua equipe de trabalho, é a possibilidade de separar a vida profissional da pessoal.
Ao utilizar um e-mail corporativo, todos os assuntos relacionados ao trabalho serão enviados diretamente para um e-mail específico para isso, deixando que seus acessos particulares permaneçam intactos para assuntos pessoais.
Além, é claro, arquivos, informações confidenciais e urgentes, e dados que, caso se misturassem com o conteúdo pessoal da sua caixa de e-mail particular, poderiam muito bem se perder.
Com isso, fica muito mais fácil o gerenciamento das comunicações de maneira eficiente e que se encaixe no horário de trabalho, de acordo com a organização de cada cultura e profissional.
É importante prover comunicação fácil e rápida para seus colaboradores, afinal, isso também significa investir na integração da sua força tarefa, além, é claro, de oferecer agilidade no trabalho.
Para isso, é inevitável pensar na escolha mais ágil que proverá o melhor desempenho da sua equipe de maneira rápida e estratégica. Com isso, é importante buscar opções que sejam positivas para seus processos de inovação, além de, principalmente, estar alinhado com a cultura que sua empresa representa.
Como implementar um E-mail Corporativo?
Para implementar um e-mail corporativo à sua empresa é muito simples. O primeiro passo é ter certeza de que o registro do seu domínio está realizado e regulado. Depois, é preciso conversar com seu time estratégico e de TI para selecionar qual é o melhor servidor para sua companhia.
Há a opção de fazer a administração das contas de e-mail internamente. Para isso, o servidor ficará instalado dentro de um domínio interno da rede corporativa da empresa. Assim, é necessário acessar os e-mails utilizando programas como o Microsoft Outlook, instalados no próprio computador.
Essa é uma opção bastante econômica, porém sua gestão pode oferecer desafios por ser um tanto quanto trabalhosa.
Outra alternativa mais automatizada é a do e-mail corporativo em nuvem. Com esse tipo de serviço, o armazenamento das contas do seu time ficam em Data Centers de grandes empresas, podendo ser acessadas a partir de qualquer dispositivo.
Um exemplo bastante popular é o Google, que costuma ser utilizado por uma boa parte das companhias. É possível utilizar uma conta tradicional Gmail para o seu negócio através de uma assinatura. As mensalidades variam de preço e além do e-mail, também está incluso o serviço de videoconferência (Google Meet), documentos (Google Docs), entre outros.
Utilizar cloud computing para organizar a gestão de contas de e-mail empresarial é uma solução bastante benéfica para a sua operação, especialmente por oferecer facilidade e automação para sua equipe, além de apoio administrativo sem sobrecarregar equipes de TI.
Sendo então a melhor opção para um desempenho satisfatório e comunicação rápida, além de disponibilidade para troca de mensagens a qualquer hora ou lugar e também, armazenamento de dados e documentos.
Ter o fornecimento desta estrutura é um polo motivador que instiga seu time a assumir uma posição mais estratégica dentro da empresa – que passa a dar atenção na forma como a tecnologia pode auxiliar os negócios a escalarem a um novo patamar, diferente da preocupação de fazer com que essa tecnologia funcione.
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Agora que conhecemos tudo sobre o E-mail Corporativo, é a hora de escolher quem irá auxiliar seu negócio no processo de Transformação Digital para que sua operação possa atuar com alta performance e trazer novos resultados para a empresa!
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