A Microsoft garante que o serviço estará disponível. Ela não garante que os seus dados estarão lá. Essa distinção custa caro para quem descobre tarde demais.
O que a Microsoft realmente garante
Imagine que um colaborador apaga acidentalmente três anos de e-mails de um projeto crítico. Você abre um chamado na Microsoft esperando recuperar. A resposta: dados com mais de 30 dias deletados estão fora do escopo de recuperação da Microsoft.
Não é falha do suporte. É política documentada. O Acordo de Nível de Serviço do Microsoft 365 garante disponibilidade do serviço — que você consegue acessar o Exchange Online, o SharePoint, o Teams. Não garante que o conteúdo que você ou seus usuários apagaram vai estar lá.
A retenção padrão de itens excluídos varia por serviço:
- Exchange Online: itens deletados ficam na lixeira por 14 dias; depois vão para “Recoverable Items” por mais 14 dias — 30 dias no total.
- SharePoint/OneDrive: lixeira de primeiro estágio por 93 dias (configurável), mas é a lixeira — não é backup.
- Teams: mensagens deletadas ficam disponíveis por até 21 dias para conformidade, não para restauração operacional.
Passados esses prazos: sem backup externo, o dado sumiu.
O que não está coberto — e acontece mais do que parece
O problema real é que os cenários mais comuns de perda de dados não são cobertos pela retenção padrão:
Exclusão definitiva por usuário ou admin. Alguém esvazia a lixeira manualmente ou um script de automação limpa caixas de e-mail. A janela de recuperação fecha imediatamente.
Ransomware via sincronização. O OneDrive sincroniza arquivos locais com a nuvem. Se o computador do usuário for infectado por ransomware, os arquivos criptografados sobem automaticamente e sobrescrevem as versões limpas. O M365 tem versionamento, mas com ransomware moderno, as versões anteriores ao ataque também podem ser corrompidas antes que você perceba.
Ex-funcionário com conta encerrada. Quando uma conta do M365 é deletada, você tem 30 dias para restaurá-la com todos os dados. Depois desse prazo, os dados são removidos permanentemente — inclusive caixas de e-mail com histórico de negociações, contratos e comunicações.
Erro de administrador. Um admin exclui um site do SharePoint errado, remove uma lista inteira ou aplica uma política de retenção incorreta que apaga dados que deveriam ser preservados.
Corrupção de dados por aplicativo de terceiros. Integrações e add-ins com acesso ao M365 podem corromper ou deletar dados em larga escala por bug ou má configuração.
O que uma solução de backup M365 deve cobrir
Na prática, um backup real do Microsoft 365 precisa proteger todos os workloads principais:
| Workload | O que precisa ser coberto |
|---|---|
| Exchange Online | Caixas de e-mail, calendários, contatos, pastas públicas |
| SharePoint Online | Sites, listas, documentos, permissões |
| OneDrive | Arquivos de cada usuário, incluindo versões anteriores |
| Microsoft Teams | Mensagens de chat, canais, arquivos compartilhados, configurações de equipes |
| Microsoft 365 Groups | Dados associados a grupos (calendário, planner) |
Imutabilidade é requisito inegociável. O backup precisa ser imutável — imune a ransomware que tente criptografar também o backup. Soluções que armazenam backup no próprio OneDrive ou SharePoint não atendem esse critério.
Dados no Brasil é importante para compliance. Se o backup do M365 vai para um armazenamento nos EUA, você tem dois pontos de exposição fora do Brasil. Soluções que permitem armazenar o backup em object storage nacional — ou em um provedor local — resolvem esse ponto.
RPO garantido. Saiba qual é a frequência de backup e quanto de dado você pode perder em um cenário de falha. Backups diários têm RPO de 24 horas; backups mais frequentes reduzem essa janela.
Como avaliar uma solução de backup para M365
Antes de contratar, faça estas perguntas:
- Ela cobre Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams?
- O backup é imutável e separado do ambiente M365?
- Onde os dados de backup ficam armazenados — no Brasil?
- Qual é o RPO e o RTO da solução?
- É possível fazer restore granular (um e-mail específico, um arquivo, uma mensagem do Teams)?
- Como funciona o restore para um usuário final — precisa de admin?
Soluções conhecidas no mercado incluem Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis, Backupify e NAKIVO. Todas oferecem proteção além do que a Microsoft entrega nativamente.
Proteger os dados do Microsoft 365 é responsabilidade sua — a Microsoft deixa isso claro nos termos de serviço. Se você quiser avaliar uma estratégia de backup para M365 com armazenamento em datacenter brasileiro, a Adentro pode ajudar.