A Microsoft garante que o serviço M365 esteja disponível — não que seus dados sejam recuperáveis em qualquer cenário. Exclusão acidental, ataques de ransomware, erro de configuração e ações de ex-funcionários estão fora do escopo de proteção da plataforma. A responsabilidade pela recuperação dos dados do usuário é sua.
O que a Microsoft realmente garante
O SLA do Microsoft 365 é de 99,9% de disponibilidade — o serviço funcionará quase todo o tempo. Isso significa que as instâncias do Exchange Online, SharePoint, Teams e OneDrive estarão acessíveis para os usuários. A infraestrutura da Microsoft é redundante, com replicação de dados entre datacenters para garantir justamente essa disponibilidade.
O que a Microsoft não garante é a restauração de dados que você ou alguém em sua organização deletou, corrompeu ou sobrescreveu. A replicação da Microsoft protege contra falhas de hardware no lado dela — não contra erros humanos ou ataques no seu lado.
Nas próprias palavras do Acordo de Serviços Microsoft: “Recomendamos que você faça regularmente backup de seu Conteúdo e Dados que armazena nos Serviços usando aplicativos e serviços de terceiros.” Em outras palavras: a Microsoft mesma recomenda que você contrate backup externo.
O que a política de retenção padrão da Microsoft cobre
O M365 tem mecanismos de recuperação nativos, mas com limitações significativas que muita gente só descobre quando precisa usar:
Itens Excluídos (Deleted Items): E-mails e itens do Exchange ficam na pasta “Itens Excluídos” por padrão até o usuário a esvaziar — o tempo é controlado pelo usuário, não pelo administrador.
Itens Recuperáveis (Recoverable Items): Após a exclusão permanente da pasta “Itens Excluídos”, os itens vão para a pasta “Recoverable Items” (invisível ao usuário), onde ficam por 30 dias por padrão antes da remoção definitiva.
SharePoint e OneDrive Lixeira: Arquivos excluídos ficam na lixeira por 93 dias no total (30 dias na lixeira de primeiro estágio + 93 dias no total, com segundo estágio gerenciado por administradores).
Versões de arquivo: SharePoint e OneDrive mantêm histórico de versões, configurável por tenant — padrão de 500 versões por arquivo. Não é backup — é histórico de edições do arquivo.
O problema crítico: Esses mecanismos protegem contra exclusões recentes feitas pelo usuário. Não protegem contra exclusão de uma conta, ransomware que sobrescreveu dados semanas atrás, ou erro de administrador que removeu uma coleção de sites do SharePoint.
O que NÃO está coberto pelo M365
| Cenário | Cobertura nativa M365 | Necessita backup externo |
|---|---|---|
| Usuário deletou e-mail há 2 dias | Sim (Recoverable Items) | Não |
| Usuário deletou e-mail há 45 dias | Não (expirou) | Sim |
| Ransomware criptografou OneDrive | Parcial (versões anteriores, se não afetadas) | Sim |
| Ex-funcionário deletou arquivos antes de sair | Depende do timing | Sim |
| Administrador deletou coleção do SharePoint | Sim (93 dias) | Após 93 dias |
| Administrador deletou conta de usuário | 30 dias para restaurar a conta | Após 30 dias |
| Corrupção silenciosa de dados | Não | Sim |
| Conformidade/retenção regulatória > 90 dias | Requer licença E3/E5 + configuração | Sim (mais simples) |
| Migração acidental de dados | Não | Sim |
| Ataque interno (malicious insider) | Não | Sim |
Casos reais de perda de dados em M365
Estes cenários são documentados recorrentemente em fóruns técnicos e relatórios de fornecedores de backup:
Exclusão de conta de usuário: Quando a conta de um ex-funcionário é deletada do Azure AD, os dados do OneDrive ficam disponíveis por 30 dias para o administrador. Após esse período, são removidos definitivamente. Empresas que não transferiram os dados dentro do prazo perdem o conteúdo — e frequentemente só percebem quando alguém pede aquele arquivo meses depois.
Ransomware via sincronização local: Um dispositivo infectado sincroniza arquivos criptografados com o OneDrive. O M365 aceita a sincronização porque, do ponto de vista da API, é uma atualização legítima de arquivo. As versões anteriores ficam disponíveis — até o limite do número de versões configurado ou até o atacante forçar a expiração do histórico.
Esvaziar caixa de entrada “por engano”: Scripts de automação, regras de fluxo de e-mail mal configuradas ou integrações de terceiros com permissões excessivas podem mover ou deletar volumes grandes de e-mail. Após 30 dias, o conteúdo é irrecuperável sem backup externo.
Tenant misconfiguration: Administradores podem alterar políticas de retenção retroativamente no Compliance Center, aplicando purge imediato a categorias de dados que deveriam ser preservadas. Sem backup externo, a perda é permanente.
O que uma solução de backup de M365 deve cobrir
Uma solução adequada deve fazer cópias independentes e regulares de todos os workloads relevantes: Exchange Online com todas as caixas de correio incluindo calendário, contatos e tarefas, com granularidade de item individual; SharePoint Online com coleções de sites, bibliotecas de documentos e listas; OneDrive for Business com conteúdo de cada usuário incluindo arquivos compartilhados; Microsoft Teams com mensagens de canal e chat privado, arquivos de reunião e wikis de equipe; e Grupos do Microsoft 365 com dados associados a grupos.
O que verificar em uma solução:
- Frequência de backup — Backups diários são o mínimo; soluções avançadas oferecem backup de hora em hora ou contínuo.
- Retenção — Quanto tempo os backups são mantidos? 30 dias? 1 ano? 7 anos? O requisito depende do setor (financeiro, saúde e governo têm requisitos regulatórios específicos).
- Granularidade de restore — É possível restaurar um único e-mail sem restaurar a caixa inteira? Um arquivo específico sem restaurar a biblioteca?
- Localização dos dados de backup — Para conformidade com LGPD, os backups devem estar em território brasileiro.
- Tempo de restauração — Qual é o RTO praticado? Testes de restore fazem parte do contrato?
- Imutabilidade — Os backups são imutáveis (WORM)? Um administrador comprometido ou ransomware pode deletar os backups também?
- Cobertura de Apps — A solução cobre apenas Exchange e OneDrive, ou também Teams, SharePoint e Grupos?
O serviço de Backup M365 da Adentro realiza cópias diárias de Exchange, SharePoint, OneDrive e Teams, com armazenamento em território brasileiro e suporte 24/7 em português.