Gerenciar uma operação de sucesso é equivalente a enfrentar uma jornada com inúmeros obstáculos.
A demanda por acessibilidade que combina com estratégias mais robustas de gestão está cada vez maior. E isso faz com que empresas se transformem e comecem a buscar por meios de escalar os negócios, passando também a apresentar grandes resultados e os desafios passam a se transformar e tomar outras formas.
Organizar e gerenciar internamente sua empresa é parte deste processo de escalada.
O grande diferencial está na maneira como cada negócio possui visão generalizada de tudo o que está acontecendo em suas operações, e com isso, estabelece estratégias para o melhor funcionamento da operação.
Com o passar dos anos, modelos de trabalho mais tradicionais se adaptaram ao gerenciamento da força tarefa de inúmeras áreas internas dentro de uma empresa. Porém, com a grande influência da transformação digital, as tendências estratégicas para a gestão organizacional mudaram.
Um elemento básico primordial para que uma empresa possa manter sua força tarefa performando de maneira organizada é o uso do e-mail corporativo.
Neste blog vamos falar sobre o grande diferencial de uma operação que utiliza o e-mail empresarial não apenas para comunicação interna, mas também como estratégia assertiva em nome da marca e do sucesso da sua operação.
O que é um e-mail corporativo e qual a sua importância?
Ao iniciar um negócio, muito se pensa na estratégia, no nome da empresa, no produto, no capital, etc.
A preparação é bastante longa, mas um ponto de atenção é justamente qual será a estratégia para iniciativas de comunicação dentro da empresa.
O e-mail corporativo nada mais é do que parte disso, como todo mundo já sabe, um endereço de e-mail é aquele que utilizamos para enviarmos cartas digitais através de domínios como “Gmail”, “Yahoo”, etc.
Com o e-mail empresarial não é diferente. O destaque está no fato de que devemos vê-lo como parte importante da organização e comunicação para a operação da empresa.
Isso porque ao utilizar o e-mail pessoal para se comunicar com clientes e fornecedores, pode surtir um efeito contrário ao do profissionalismo, tirando a credibilidade não apenas do seu perfil quanto profissional, mas também da empresa em si. Ao ser apoiado pelo domínio da empresa, ou seja, aquele endereço de e-mail que traz o nome do lugar que você trabalha (exemplo, “@Empresa.com.br”), fica mais garantido que haverá credibilidade às informações e a segurança que a sua companhia quer oferecer.
Independente do tamanho da empresa, é fundamental poder oferecer um endereço de e-mail que carregue o nome da companhia. Justamente por conta da questão de credibilidade diante de clientes e fornecedores, além de permitir também a inserção de assinatura profissional.
Além da credibilidade, um e-mail corporativo é primordial para a segurança do seu negócio, permitindo que gestores e líderes possam acompanhar os dados que entram e saem da empresa. Muitas soluções do mercado contam com sistemas de backups diários para proteger os dados, um bom exemplo é o gerenciamento em cloud, ou seja, gerenciamento em nuvem, que auxilia no aumento da capacidade de armazenamento.
Outro ponto de segurança, é que o e-mail empresarial oferece a possibilidade de utilizar criptografia, o que dificulta acesso às informações por parte de usuários mal intencionados, e que também permite o bloqueio de spam ou conteúdos suspeitos que podem infectar máquinas e sistemas da empresa com vírus.
Dentre os cuidados, a empresa precisa se atentar para o uso do e-mail sendo estritamente para atividades profissionais. Afinal, esta é mais uma das ferramentas de trabalho providas para a força tarefa.
Para manter a segurança tanto da empresa, quanto dos colaboradores, a dica é criar um regulamento interno, com intenção de estabelecer termos de usabilidades. Assim, será mais transparente para que funcionários fiquem cientes da prática.
Como implementar um E-mail Corporativo?
Para implementar um e-mail corporativo à sua empresa é muito simples. O primeiro passo é ter certeza de que o registro do seu domínio está realizado e regulado. Depois, é preciso conversar com seu time estratégico e de TI para selecionar qual é o melhor servidor para sua companhia.
Há a opção de fazer a administração das contas de e-mail internamente. Para isso, o servidor ficará instalado dentro de um domínio interno da rede corporativa da empresa. Assim, é necessário acessar os e-mails utilizando programas como o Microsoft Outlook, instalados no próprio computador.
Essa é uma opção bastante econômica, porém sua gestão pode oferecer desafios por ser um tanto quanto trabalhosa.
Outra alternativa mais automatizada é a do e-mail corporativo em nuvem. Com esse tipo de serviço, o armazenamento das contas do seu time ficam em Data Centers de grandes empresas, podendo ser acessadas a partir de qualquer dispositivo.
Um exemplo bastante popular é o Google, que costuma ser utilizado por uma boa parte das companhias. É possível utilizar uma conta tradicional Gmail para o seu negócio através de uma assinatura. As mensalidades variam de preço e além do e-mail, também está incluso o serviço de videoconferência (Google Meet), documentos (Google Docs), entre outros.
Utilizar cloud computing para organizar a gestão de contas de e-mail empresarial é uma solução bastante benéfica para a sua operação, especialmente por oferecer facilidade e automação para sua equipe, além de apoio administrativo sem sobrecarregar equipes de TI.
Sendo então a melhor opção para um desempenho satisfatório e comunicação rápida, além de disponibilidade para troca de mensagens a qualquer hora ou lugar e também, armazenamento de dados e documentos.
Ter o fornecimento desta estrutura é um polo motivador que instiga seu time a assumir uma posição mais estratégica dentro da empresa – que passa a dar atenção na forma como a tecnologia pode auxiliar os negócios a escalarem a um novo patamar, diferente da preocupação de fazer com que essa tecnologia funcione.
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Agora que conhecemos tudo sobre o E-mail Corporativo, é a hora de escolher quem irá auxiliar seu negócio no processo de Transformação Digital para que sua operação possa atuar com alta performance e trazer novos resultados para a empresa!
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